Reunionitis': ¿la nueva enfermedad de las empresas?

En el mundo empresarial contemporáneo, un fenómeno conocido como “reunionitis” ha surgido como una preocupación creciente. Este término se refiere a la tendencia de las empresas a celebrar un número excesivo de reuniones, muchas de las cuales se perciben como innecesarias o improductivas. Según una encuesta realizada por el Grupo Adecco, una empresa líder en recursos humanos, el 88% de las empresas españolas han incrementado el número de reuniones internas. Sin embargo, estas mismas empresas perciben estas reuniones como menos provechosas que antes.

Además, un estudio realizado por Connect Meetings, una empresa especializada en la organización de reuniones y eventos, revela que el 69% de los trabajadores españoles se enfrentan regularmente a reuniones que consideran inútiles. Incluso más sorprendente es que el 60% de los trabajadores asisten a veces a reuniones sin saber exactamente por qué se les ha convocado. Estos datos ponen de manifiesto la necesidad de una gestión más eficaz de las reuniones en el entorno empresarial.

Manuel Fernández es profesor de dirección y gestión de personas en la Universidad Oberta de Cataluña y formador en seguridad. En este contexto, nuestro invitado,  ofrece una visión valiosa. A pesar de la prevalencia de la “reunionitis”, defiende la importancia de las reuniones en el mundo empresarial. Según él, las reuniones son una herramienta esencial para la toma de decisiones en grupo y la generación de ideas. El trabajo cooperativo, un componente crucial de muchas empresas modernas, requiere de reuniones.

Sin embargo, también advierte sobre los peligros de las reuniones mal organizadas. Estas reuniones pueden resultar en un gasto económico y de energía significativo para la empresa. Por ejemplo, una reunión semanal de dos horas con seis a ocho personas que ganan 40.000 euros al año puede costar a la empresa entre 15 y 20.000 euros al año. Estos costos pueden acumularse rápidamente, especialmente en empresas más grandes con un gran número de empleados.

Para abordar este problema, el invitado propone el concepto de “reuniones inteligentes”. Este enfoque se basa en tres puntos clave: preparación, desarrollo y seguimiento posterior. La preparación implica entender claramente el propósito de la reunión antes de que tenga lugar. El desarrollo implica establecer normas claras de funcionamiento para la reunión. Y el seguimiento posterior implica revisar los compromisos hechos durante la reunión y asegurarse de que se cumplan.

Por tanto, aunque las reuniones son una herramienta esencial en el mundo empresarial, es crucial que se organicen y se realicen de manera efectiva. Las “reuniones inteligentes” pueden ser una solución al problema de la “reunionitis” que afecta a muchas empresas hoy en día. Al implementar una preparación adecuada, normas claras de funcionamiento y un seguimiento efectivo, las empresas pueden maximizar el valor de sus reuniones y minimizar su costo.