CARTAGENA. La Autoridad Portuaria de Cartagena (APC) ha decidido seguir el camino de la digitalización de su extensa documentación en papel, que incluye expedientes administrativos vigentes, algunos con más de 50 años de antigüedad. El objetivo es modernizar la gestión documental, mejorar la accesibilidad y garantizar la preservación de su archivo histórico.

El proceso, dividido en varias fases, comienza con la contratación de una asistencia técnica especializada que diseñará un proyecto integral. En este se incluyen la puesta en marcha del censo inicial de la documentación a digitalizar, con indicación de número de expedientes e indicación de número de hojas aproximadas a digitalizar.

Por otro lado, la decisión de qué criterios se llevarán a cabo para efectuar la digitalización documental, de acuerdo con los estándares archivísticos más reconocidos.

Por otro lado, la empresa contratada deberá dictar los criterios de manipulación documental, forma de digitalización, tratamiento, indexación, revisión y archivo de los documentos/expedientes digitalizados del fondo documental de la APC de un modo seguro y eficiente. 

Por último,  proveerá, adaptará, implantará y gestionará una herramienta informática, que permita gestionar los archivos resultantes de la digitalización documental y su conexión con la herramienta de gestión documental “Harmonia”, ya implantada en la APC. 

La APC busca optimizar el tiempo y los recursos en la gestión de documentos, reducir el espacio físico necesario para almacenarlos y minimizar los riesgos de pérdida o deterioro. El contrato cuenta con un presupuesto de licitación de 60.500 euros (IVA incluido) y un plazo de ejecución de tres meses. 

Una vez finalizado, se espera que el nuevo sistema digital facilite el acceso a la documentación tanto para los usuarios internos como para los ciudadanos.