MURCIA. El poder del Business Intelligence (BI) para mejorar los resultados de las empresas es innegable. Y Power BI, en particular, se ha convertido en la herramienta líder del mercado.
Como decisores, queremos tener la información adecuada en el momento que la necesitamos.
Pero, por desgracia es muy frecuente que su obtención nos lleve un tiempo y recursos excesivos (o de los que no disponemos en esos momentos). Lo que nos ocasiona dos graves problemas, a cuál peor:
Las empresas, independientemente de su tamaño, tienen muchísimos datos. En cualquier empresa ha crecido el volumen de datos de forma exponencial en los últimos años.
Si preguntas, cada vez más empresas te responderán que tienen toda su información centralizada y consolidada en un Data Warehouse, que llevan años utilizando soluciones de Business Intelligence (y las que aún no están ahí, juegan con desventaja en el mercado actual).
Pero si conoces su interior, verás que es cierto sólo en parte. Porque realmente esa información consolidada dista mucho de satisfacer las necesidades de la mayoría de los decisores.
Si esto te ha sorprendido, te voy a mostrar cómo hacer “la prueba del algodón” en cualquier empresa, de cualquier tamaño: pregúntales ¿Cuántos archivos Excel hay en tu empresa?
Cuantos más archivos de Excel se utilizan para tomar decisiones (a todos los niveles), más lejos están de tener la información centralizada y de hacer un buen uso del Business Intelligence.
Hoy en día, sigue siendo una necesidad innegociable tener un botón para “exportar a Excel” en cualquier aplicación.
Y más grave aún, muchos tienen una solución de Business Intelligence y uno de sus mayores usos es exportar los datos desde ella a Excel.
Con esto, volvemos a generar el problema de la dispersión de información, de la elaboración manual de los informes con los retrasos y uso de recursos que ello conlleva; con las diferencias en los valores de los indicadores (según quien los calcule llega a la reunión con valores diferentes): ¿Has estado en reuniones donde cada uno presenta un resultado diferente y en lugar de centraros en tomar mejores decisiones os centráis en discutir quién tiene el valor correcto? (esta es otra “prueba del algodón”).
A todo esto, súmale el grave problema de la seguridad y privacidad que genera tener dispersa esa información en tantísimos archivos (mucho más fáciles de sacar de la organización, mucho más probable que lleguen a manos equivocadas).
La solución que mejores resultados ha producido en mis clientes pasa por dos aspectos fundamentales:
Esta capacitación debe ir más allá de la mera formación en la herramienta, en Power BI (o la que decida la organización). El aprendizaje y el dominio de la herramienta y sus características es necesaria, pero no suficiente.
Por eso hay que formarse, hay que “desaprender para aprender”, hay que conocer y poner en marcha una metodología probada. Es necesario tener conocimiento de los pilares, los fundamentos y las técnicas necesarias. Y luego aplicarlos sobre una herramienta líder en el mercado de Business Intelligence, como Power BI (Qlik, Tableau, SAP Analytics o cualquier otra).
Te lo voy a contar de otra forma, en palabras de uno de mis clientes y alumno en ENAE. Un día me dijo:
"Salva, si es que es siempre lo mismo. Cuando necesito un informe para solucionar una cuestión relevante para el negocio y veo que no lo puedo obtener, le digo a mi jefe que lo necesito. Me dice que cuánto nos cuesta. Y entonces… tengo que hablar con nuestro proveedor de IT (o departamento de IT en tu caso), explicarle lo que quiero… que me pase presupuesto… presentárselo a mi jefe y que me diga “pero ¿realmente lo necesitamos? ¿es importante? ¿nos podemos apañar sin esto?”… y una vez que me lo aprueba, vuelvo a hablar con el proveedor para que me diga fechas de entrega, que las cumpla… que me entregue lo que le he pedido sin que haya que hacer modificaciones… En fin, un infierno cada vez que necesito un nuevo informe”
¿Te sientes identificado con esa situación? Pues algo no está yendo lo bien que debería.
Te cuento lo que me dijo este mismo cliente tras vivir esta transformación, formarse en Power BI y adquirir experiencia haciendo sus propias soluciones con el asesoramiento adecuado:
"Ahora con Power BI, tengo una base de datos con la información integrada, un montón de informes… Y si necesito alguno nuevo, pues me pongo un rato y ese mismo día lo tengo listo para usar de por vida".
Parte de la solución al problema de no tener la información adecuada en tiempo y forma pasa por esta autosuficiencia departamental y personal manteniendo a su vez la integridad y centralización de la información.
Con Power BI, los departamentos pueden acceder a una fuente centralizada de datos actualizados en tiempo real, lo que garantiza la coherencia y precisión de la información.
Además, los informes en Power BI son interactivos y dinámicos, lo que facilita el análisis profundo y la identificación de insights clave de manera más eficiente. Esta centralización y dinamismo aumentan la colaboración y la toma de decisiones fundamentadas en toda la organización.
Y lo más importante, la pueden crear ellos mismos con una dependencia mucho menor del departamento de IT o de proveedores externos.
El cambio es radical. Tienes el control de la información que necesitas y la posibilidad de cubrir tus necesidades de informes y cuadros de mando para la toma de decisiones que antes no podías porque tu única herramienta era Excel.
Pasas a ser autosuficiente y a crear soluciones escalables y automatizadas con las que poder centrarte en lo importante, en tener la información adecuada en el momento que la necesitas para tomar mejores decisiones. Inviertes un tiempo inicial, automatizas tus procesos y luego te puedes centrar en la creación y evolución de tus informes que permanecen actualizados de forma automática y periódica.
En resumen, tienes la agilidad y capacidad de mejorar tus soluciones de BI y evolucionarlas en base a tus necesidades para tomar mejores decisiones en tu día a día y mejorar el rendimiento de la empresa.
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