CARTAGENA. El Puerto de Cartagena quiere revisar cómo funciona su organización, detectar tareas duplicadas y mejorar la coordinación entre sus departamentos. La Autoridad Portuaria ha sacado a licitación un contrato de 163.350 euros, IVA incluido, para revisar y actualizar sus procedimientos de gestión, un encargo que también deberá servir para preparar al organismo para una mayor automatización de su actividad y reforzar el seguimiento de sus resultados.
El servicio tendrá una duración de dieciséis meses y un presupuesto antes de impuestos de 135.000 euros, con cargo a los presupuestos de 2026 y 2027. Las empresas interesadas podrán presentar sus propuestas de forma electrónica a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público hasta las 23.59 horas del próximo 28 de octubre. El anuncio publicado el 9 de octubre amplía el plazo inicialmente previsto, que concluía el día 13 de este mes.
La contratación pretende ordenar el trabajo del organismo a partir de sus procesos: qué actividades se realizan, qué departamentos intervienen, quién asume cada responsabilidad y qué resultado debe obtenerse. Entre los objetivos recogidos en el pliego figuran “evitar duplicidades y roles ineficientes”, dedicar los recursos a las actividades que aportan más valor y disponer de información compartida para tomar decisiones.
La revisión deberá traducirse también en una mejora de la calidad del servicio que presta la Autoridad Portuaria a sus clientes. Para ello, la adjudicataria tendrá que estudiar el recorrido completo de las actividades, identificar sus puntos de mejora y definir indicadores que permitan comprobar si se alcanzan los objetivos establecidos.
Una revisión que parte de cuarenta procedimientos ya actualizados
El Puerto dispone de un mapa que clasifica sus procesos en estratégicos, operativos y de soporte, además de una estructura organizada por áreas y departamentos. El pliego también recoge como referencia su mapa estratégico 2020-2025, compuesto por cinco líneas estratégicas, veintiún objetivos y setenta y un indicadores.
La empresa que resulte adjudicataria deberá analizar esa estructura junto con el plan de empresa, el organigrama, los comités existentes y el manual organizativo. El trabajo comenzará con un diagnóstico del inventario de procedimientos, instrucciones y normas que utiliza actualmente la Autoridad Portuaria.
A partir de ese estudio, la consultora trabajará con los responsables de los distintos procesos para determinar cuáles necesitan revisarse y qué otros deben desarrollarse. Las necesidades que planteen los departamentos y las conclusiones del análisis inicial servirán para elaborar una hoja de ruta que ordene la ejecución del contrato.
El organismo ya ha actualizado unos cuarenta procedimientos, por lo que la adjudicataria deberá dar continuidad a esa labor y trabajar con el mismo formato. El alcance previsto comprende la actualización de los procedimientos de la organización y la elaboración de otros nuevos allí donde se detecte que son necesarios.
Cada proceso deberá quedar documentado con sus objetivos, las actividades que comprende, las personas que participan y las responsabilidades de cada una. También tendrá que identificar dónde comienza el trabajo, qué información necesita para ponerse en marcha y qué producto o servicio debe entregar al finalizar.
La revisión incluirá los documentos utilizados, los registros que se generan y las aplicaciones informáticas que intervienen. El pliego exige, además, identificar los datos asociados a cada actividad, su ubicación y las responsabilidades sobre su gestión. Los diagramas de flujo deberán reflejar la secuencia de tareas, las relaciones entre los participantes y los puntos en los que se toman decisiones.
El seguimiento de los resultados tendrá un papel central en el encargo. La consultora deberá proponer indicadores específicos y medibles que permitan conocer el estado de los procesos, evaluar su evolución e identificar oportunidades de mejora. Una parte de esas métricas se agrupará en un cuadro de mando para facilitar la visión conjunta del funcionamiento del organismo.
Herramientas para automatizar tareas y mejorar el control
La actualización de los procedimientos se desarrollará en paralelo al proceso de digitalización del Puerto. La Autoridad Portuaria cuenta con distintas herramientas de gestión, entre ellas Navision, Integra 2 y Midenet, que actualmente no están integradas, según señala el documento técnico.
La adjudicataria deberá elaborar un informe sobre las soluciones tecnológicas disponibles en el mercado y proponer herramientas capaces de cubrir el mayor número posible de procesos. Estas deberán ser compatibles con las aplicaciones que ya utiliza el organismo y facilitar tanto la automatización de tareas como el acceso y la incorporación de información.
Las recomendaciones tendrán que considerar la futura implantación de un sistema integrado de control interno. El objetivo es que las herramientas propuestas permitan gestionar riesgos, seguir los indicadores vinculados a la estrategia y comprobar el desarrollo de los procesos y sus controles.
El contrato también contempla un análisis de riesgos del sistema de gestión. Este deberá incluir su identificación y evaluación, las medidas para tratarlos y los mecanismos para realizar su seguimiento y revisión.
Entre los documentos que recibirá la Autoridad Portuaria figuran el manual actualizado del sistema de gestión, los procedimientos revisados y un catálogo de documentación en el que consten la versión de cada documento, su fecha de aprobación y la persona responsable. El pliego prevé que la actualización del manual tenga como referencia la ISO 9001:2026 y que el trabajo contribuya a avanzar hacia el modelo EFQM de excelencia en la gestión.
La consultora deberá impartir formación a los empleados para explicar los procesos y preparar una presentación de los trabajos para su traslado a los órganos de gobierno. Junto con el Departamento de Sistemas, se establecerá un espacio compartido en el que la plantilla pueda consultar la documentación.
La licitación se tramita mediante un procedimiento abierto simplificado y combinará criterios económicos y de calidad. El precio tendrá un peso de 49 puntos, mientras que los aspectos sometidos a juicio de valor sumarán otros 45. Los seis restantes se repartirán entre la certificación ISO 18404:2017 y el reconocimiento de un sello de más de 500 puntos en EFQM o equivalente, con tres puntos para cada uno.
El pago dependerá de los procedimientos efectivamente revisados, actualizados o desarrollados. El documento técnico establece un precio unitario máximo de 1.000 euros, IVA incluido, por procedimiento. La apertura de las ofertas económicas está prevista de forma orientativa para el 2 de noviembre, aunque el anuncio advierte de que la fecha dependerá de la tramitación del expediente.
